Cliente che non paga la fattura: cosa fare passo per passo

I primi 10 giorni: il sollecito che spesso basta

La maggior parte dei ritardi non è malafede: è dimenticanza, liquidità tesa quel mese, o la fattura persa in mezzo a cento email. Un sollecito chiaro, educato e con una data precisa risolve la stragrande maggioranza dei casi senza bisogno di altro. Manda il sollecito il giorno dopo la scadenza indicata in fattura, non aspettare per "non sembrare pesante": aspettare gioca contro di te, non a tuo favore.

Se dopo 5-7 giorni non arriva risposta, un secondo messaggio più diretto, senza toni aggressivi ma senza più margini di ambiguità:

Tieni traccia di ogni messaggio con data e ora: se il cliente continua a non pagare, questi scambi diventano prova utile più avanti.

Perché agire subito: le probabilità di recupero calano ogni mese

Ogni settimana che passa il credito diventa più difficile da incassare: il cliente si abitua all'idea di non pagare, magari spende i soldi altrove, oppure — nei casi peggiori — l'attività chiude o cambia sede e diventa irreperibile. Non serve una statistica per saperlo: chi lavora da anni sul territorio lo vede sul campo. La regola pratica è semplice: sollecito entro 10 giorni, PEC entro 30, decisione su ingiunzione entro 60-90. Aspettare "che si sistemi da solo" è la scelta che costa di più.

Vale anche il contrario: se il cliente è storico, paga sempre in ritardo di qualche giorno e non ha mai creato problemi, puoi permetterti più elasticità. La sequenza che segue è pensata per i casi in cui il ritardo comincia a puzzare di insolvenza vera, non per il cliente abituale che paga il 5 invece del 30.

Sollecito, PEC e messa in mora: la sequenza corretta

Se i solleciti informali non bastano, il passo successivo è formalizzare per iscritto, con una comunicazione che abbia valore legale e una data certa. La PEC (posta elettronica certificata) è lo strumento più semplice ed economico per farlo: se non ne hai una, qualunque provider italiano ne offre una a pochi euro l'anno.

La messa in mora via PEC deve contenere: dati della fattura, importo esatto, causale, data di scadenza già superata e un termine perentorio (in genere 15 giorni) entro cui pagare, con l'avviso che in mancanza si procederà "nelle sedi opportune". Non serve un linguaggio da avvocato: chiarezza e fermezza bastano.

Manda questa PEC solo dopo aver già provato la via informale: dimostra al cliente — e a un eventuale giudice — che hai agito in buona fede prima di formalizzare.

Decreto ingiuntivo: quando conviene e cosa serve

Se la messa in mora resta senza risposta, il passo successivo è il decreto ingiuntivo, la procedura civile pensata apposta per crediti come il tuo: certi, liquidi (importo determinato) ed esigibili (scaduti). Per un artigiano che lavora con fattura elettronica la posizione è relativamente solida: la fattura elettronica è di per sé un titolo idoneo a chiedere l'ingiunzione, senza dover produrre altri documenti contabili.

Detto questo, un preventivo accettato dal cliente (anche solo con un "ok, andiamo" scritto su WhatsApp, o meglio ancora una firma) rafforza molto la tua posizione, soprattutto se il cliente si oppone al decreto: in quella fase la sola fattura, essendo un documento tuo, ha meno peso da sola, mentre un accordo scritto tra le parti chiude la discussione sul "cosa" e sul "quanto".

Conviene procedere quando: l'importo giustifica il costo di un avvocato (indicativamente sopra i 300-500€, sotto vale quasi sempre di più chiudere in bonario o lasciar perdere), hai già provato la via informale e la PEC, e hai documenti chiari (fattura, eventuale preventivo firmato, scambi scritti). Per cifre piccole, spesso il solo fatto di annunciare al cliente l'intenzione di procedere con un legale è già sufficiente a sbloccare il pagamento.

Interessi di mora: come calcolarli e chiederli

Tra imprese (quindi anche tra artigiano e cliente che opera con partita IVA) si applica il D.Lgs. 231/2002 sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali: gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di averli previsti per iscritto, a un tasso pari al tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti percentuali, aggiornato semestralmente. Nel primo semestre 2026 il tasso risultante è pari al 10,15% annuo.

Hai inoltre diritto, sempre per legge, a un rimborso forfettario di 40 euro per le spese di recupero del credito, che puoi chiedere in aggiunta agli interessi senza doverlo giustificare con ricevute. Se il cliente è invece un privato (non un'impresa), si applicano gli interessi legali ordinari, più bassi: in quel caso conviene comunque indicarli nel sollecito, anche solo come deterrente.

Nella PEC di messa in mora indica sempre che stai maturando interessi di mora dalla data di scadenza: anche se poi in pratica chiudi l'incasso solo con il capitale, la clausola ti dà più forza contrattuale nella trattativa.

Come prevenire gli insoluti (acconto più preventivo firmato)

La miglior gestione di un cliente che non paga è quella che non deve nemmeno cominciare. Due mosse, prese insieme, azzerano la maggior parte dei rischi: un acconto prima dell'inizio lavori (tipicamente 30-50% per interventi sopra le poche centinaia di euro) e un preventivo scritto, con voci chiare e accettato dal cliente prima di partire. Chi ha già pagato un acconto e firmato un documento con prezzi concordati discute molto meno sul saldo finale.

Il punto debole di molti idraulici non è la gentilezza col cliente, è il preventivo fatto male o mandato tardi: se manda un totale generico senza voci dettagliate, il cliente ha più margine per contestare "non mi aspettavo questa cifra" a lavori finiti. Un preventivo con manodopera, materiali e eventuale diritto di chiamata separati, inviato e accettato prima di iniziare, è la prima vera barriera contro il mancato pagamento — molto più di qualunque sollecito scritto bene dopo.

Se scrivi i preventivi la sera con calma zero, guarda anche la home di DettaPreventivo: l'idea di fondo è proprio ridurre gli errori e i "non l'avevo scritto" che finiscono per trasformarsi in dispute sul pagamento.

Domande frequenti